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大学刚毕业的小杨，去了A公司从事人力资源管理工作。有一次，他到车间去察看员工的工作情况时意外地发现位于甲乙两个车间的通道里堆满了杂物和废品，很影响工作人员的行走，也有碍于观瞻，于是他让车间的小王负责清理时，小王却声称那不是他们车间的事，不应该让他去负责，他只管属于他们车间内部的卫生。他还说要清理也可以，但提出若增加工作量就应增加工资待遇。小杨听后心里很生气，但又觉得小王提出的问题似乎也有些道理。于是他就又跑到乙车间去了解情况,谁知乙车间的人却说那儿堆的东西几乎都是甲车间人干的，应该由他们处理。就这样“公说公有理,婆说婆有理”，结果是他们互相推诿。“垃圾事件”一拖就是两个星期,两个车间的员工竟然都熟视无睹、无人问津。此情此景，小杨看在眼里，急在心里，不知道该如何是好……
通过对上述案例的分析，我们显而易见公司各部门及各工作岗位的职责和要求很不明确，没有详细的工作内容、工作说明和规范，也没有相应的成文的典章制度。这就要求我们来梳理并明确各部门、各岗位的职责分工。明确上述两类职责分工，我们一般采用“职责分工表”这一工具表单。
职责分工的本质是对组织中每一个部门/岗位的工作职能、工作职责、工作任务、工作流程/内容进行系统研究并做出规范描述的过程。以往企业在梳理部门职责时，一般会用“堆叠”的方式来编写，即把所有的职责按序号，一条一条地堆叠在一起。比如财务部的部门职责：1）负责报表、凭证的及时编制；2）负责税务筹划、税务上报等工作；3）负责日常应收、应该支付的账款管理…….，这样编写的不利之处在于职责笼统，不够细致，以至于财务部每个岗位承担了部门职责中的哪些部分都搞不清楚，因此我们应该通过职责分工表来对其部门职责优化。（如下图所示：）
职责分工表的优点是，将“堆叠”在一起的部门职责，按照“职能”、“职责”、“任务”、“流程”4级架构进行模块化梳理，并按照每个岗位在不同任务/流程中所承担的角色，做到合理分工。
如此梳理的好处，不仅在于能够使目前在岗人员都能明细自己的本职工作有哪些，还能够清楚地告诉新人怎么样开展某项工作，在开展过程中要哪一些岗位、部门来支持与配合，更重要的是告诉新人哪些环节需要走审核/审批流程。因此，职责分工表在使用后，可大幅度减少部门之间扯皮情况的出现次数，同时也提高了工作效率。